上り印と下り印?押印の重みを考えると職場での決裁文書には誰から順番に押印するのか?


もろもろ考えてみますと…。


実体験に基づく離婚と再婚の記事を書いています。

これまで人生の大きな節目で、重い印鑑を押してきました。

ボク
ボク
25年の結婚生活にさようなら。
お疲れ様です。
ゆい
ゆい
ボク
ボク
やったー。東京の方と再婚したよ。
おめでとうございます。
さき
さき

 

さて、日本は印鑑文化の国です。

職場では、印鑑を押すことで仕事が進んでいきます。

 

回覧文書などは、見た順に押印していけば良いのですが、決裁文書については職場内で見る順番が決まっています。

 

次のルートのどちらが正しいか悩んだことはありませんか?

・部下から上司へと順に押印していく決裁ルート。(上り印)
・上司から部下へと順に押印していく決裁ルート。(下り印)

 

私は、10年ほど前に有給休暇の届が職員から出されたときに、中間管理職として押印してから最終決裁者に回したところ、大目玉を食らったことがあります。

 

「あなたには時季変更権も決裁権もないのになぜ押印したのか?」

みたいな感じだったと思います。

通常の起案書は、役職の下の者から順に押印して上の者へと文書を上げていきます。

上記のようなケースがよくわからなかったので、調べてみると「上り印、下り印」という言葉があるのを知りました。

ところが、最近ではネットで調べてみても、「上り印、下り印」というキーワードでは、検索にヒットしてきません。

そこで、どのタイミングで押印していくのか、なぜそのタイミングなのか迷う職員が現在でもいますので決裁ルートと押印について整理していきます。

 

日本の職場は印鑑文化

日本では就職して社会に出るようになると、各種届出や起案書などに押印する印鑑が必要になります。

今から30年以上も前、新任研修では、印鑑の重みをしっかりとたたき込まれました。

印鑑が斜めになっていたり、マスからはみ出したりしていると叱られたものです。

 

さて、今では私は多いときでは、1日200回ほど押印することがあります。

年齢を重ね、職責が重くなると押印の重みはさらに大きくなります。

では、職場において押印するという行為をもう少し分析してみます。

 

本人証明のための押印

これは、主に起案書の作成、各種休暇や願の申請など本人の服務態様に関わる書類作成での押印が該当します。

この届や願の申請、文書の作成をしたのは本人に間違いありませんと証明する意味合いを持った押印です。

ですので、自分の名前を記載し、その横に文字にかからないよう押印します。

 

よく名前の上に重ねて押印する人を見かけます。

しかし、文字に印鑑が重なると印影がはっきり確認できなくなる恐れがありますので、重ねないで押すのが正しい押印の仕方です。

 

決裁ルートでの押印(上り印)

これは誰かが作成した起案書が回ってきたときに、記載されている内容ついて自分は内容確認しました、または合意しましたという意思表示のために押印するものです。

押印後は、さらに上の役職の方に起案書を上げていきます。

確認及び合意のための押印ですので、起案書の閲覧時には誤字脱字のチェック、記載内容の不備等をチェックし、場合によっては作成者に差し戻す必要もあります。

要は、起案者が作った起案書は最終決裁権を持った方に閲覧してもらう段階では、より完成度の高い起案書となっていなければなりません。

 

その作業過程での担当者としての責任の所在を明確にする意味での押印ということになります。

いずれにしても、職場が紙媒体中心の職場であるならば、上記の理由で必ず押印は必要になってきます。

 

決裁ルートでの押印(下り印)

今回、腑に落ちない押印がこのケースです。

各種届や申請書に、最終決裁者、担当者の欄が並んでいます。

上記の起案書とは逆に最終決裁者が先に押印して、次の役職の者に順に降りてきます。

最終決裁者が押印しているのに、その部下がその後に押印することにどんな意味があるのか考えてみます。

 

かつてこんなことがありました。

 

私が担当していた業務について、緊急で起案をする必要がありました。

とにかく急を要しましたので、決裁ラインの途中の役職の方で出張等で不在の方は、後閲処理にし、短い時間で最終決済を頂きました。

 

事後、不在だった方に押印をお願いして回り、ほとんどの方は押印して回してくださったのですが、ある方だけは斜線で良いのではないかと押印してくださいませんでした。

 

理由としては、押印の意味が違うとのこと。

つまり決裁ラインの押印欄で最終決裁者が押印しているのだから、事後に自分が見て押す印鑑は、ただの回覧文書としての押印であるからとのことでした。

押印に関する確固たる信念、現代社会の「もののふ」ですね。

(なるほど、確かにそうだ…。)

とは、思いましたが文書保管の関係で無理を言って押印してもらいました(笑)

 

しかし、これは自分が職務上押印することの重さを再考したできごとでした。

押印をしてくださらなかった方は、単なる天邪鬼ではなく、押印の重さをしっかり自覚した仕事のプロだったわけです。

決裁ラインと考えるとこのようなトラブルが起きることも想定しておかねばなりません。

 

結局、下り印とは処理プロセス

通常の決裁ラインでは、最終決裁者から順におりていくことは、決裁ラインの意味合いから考えてあり得ません。

 

では、決裁ラインを処理ラインと置き換えてみればどうでしょう?

 

有給休暇届を例に挙げます。

 

  1. 次期変更権と決裁権を持った最終決裁者が押印します。
  2. 次に、担当者が職場全体の仕事のシフトを見直し業務を調整する処理を行い、処理済みの意味で押印します。
  3. 最後に事務担当が取得者の有給休暇の累計等の事務処理を行い、処理済みの意味で押印します。

 

これだと押印の順番が通常の起案書の決裁ラインと逆になっても違和感はないのではないでしょうか。

結局、下り印とは、決裁までのプロセスではなく、処理完了までのプロセスと捉えればよいようです。

 

電子決済で押印不要になる

最近では電子決済を導入している職場が増えています。

私の前の職場もそうでしたが、電子決済になるとほとんど押印する場面がなくなります。

起案も各種申請も自分のパソコンに指紋認証でログインした後に作成し、電子決済システムを使って文書を提出しますので押印は不要です。

最終決裁権を持った人が、決済ボタンを押すと作成者のところへ文書が戻ってきます。

 

この間、誰も押印していません。

ただ、画面上の承認ボタンをクリックしただけです。

 

また、他の人が作った文書も自分のところに回ってくるとメールでお知らせがあります。

 

そのお知らせから電子決済システムにログインし、特に問題がなければ承認ボタンを押すことで次の人に決裁文書が回っていきます。

文書に不備があれば、その部分を指摘して差し戻しします。

すると訂正された文書のお知らせがきますので、訂正ができていればそこで承認ボタンを押します。

 

この時も全く押印していません。

電子決済システムになれば、恐らく職場にいなくても決済を行うこともできますので、仕事はかなりスピーディになります。

 

 

まとめ

現在の職場は、まだ紙媒体中心の職場ですので、押印が必要です。

しかし、働き方改革が叫ばれている昨今ですので、いずれは仕事の効率化を図るためにも電子決済システムが導入されると思います。

その時には、日本の社会全体が押印が必要ない時代になっているかもしれませんね。

ボク
ボク
なるほど、電子決済が導入されれば印鑑が必要なくなるね。




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